電話対応メモのテンプレート

電話の内容は切った瞬間から薄れます。相手・用件・決めたこと・約束・次アクションの五つを決まった順で書き取ると、後から「言った言わない」に戻らずに済みます。ここでは、そのまま写して使える雛形と、書き込んだ例、通話直後に書くときの注意を示します。

そのまま使える雛形

日時: [受けた/かけた日時] 種別: [受電 / 架電] 相手: [会社名・部署・氏名／折り返し先] 用件: [相手の要望や質問を一、二行で] 決めたこと: [その場で合意した内容] 約束: [誰が・いつまでに・何をするか] 次アクション: [自分が次に取る行動と期限] 引き継ぎ: [他の担当へ回す場合の宛先と要点]

用件と決めたことは分けて書きます。相手が言ったことと、こちらが確約したことは別物で、混ぜると後で責任の所在が曖昧になります。

書き込んだ例

日時: ◯月◯日 午前 種別: 受電 相手: ◯◯株式会社 購買ご担当さま 用件: 見積書の送付先を変更したいとの連絡 決めたこと: 新しい宛先へ送り直す。旧宛先の分は破棄を依頼 約束: こちらが翌営業日の午前までに再送する 次アクション: 宛先を修正し、送付後に電話で一報 引き継ぎ: なし

ここでは固有名を伏せていますが、実際には社名や氏名を正確に書き取ります。聞き取れなければ、その場で「お名前の表記を確認させてください」と尋ねます。

通話直後に書くときの注意

• 数字と固有名詞は聞いた直後に書き取り、通話の終わりに読み上げて相手と照合します。
• 一項目は一行に収め、経緯や雑談は用件の下へ別記します。判断に要らない情報で行を埋めません。
• 約束には主語を必ず入れます。「送る」ではなく「こちらが送る」「先方が送る」と書き分けます。

急ぎのときの短縮版

書く時間がないときは、相手・用件・次アクションの三つだけ先に残します。

相手／用件／次アクション(期限)

この三つがあれば、後から詳しい記録へ補えます。逆に、どれか一つでも欠けると、折り返しも引き継ぎもできません。何を書き取るか迷ったときの仕分けは口頭説明だけでは伝わらない情報の整理が土台になります。

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