非同期で意思決定を完了させる手順

会議を開かずに意思決定を完了させるには、「結論案を書いた提案文書」「期限付きの意見募集」「決定宣言」の三点をこの順で回します。非同期の決定が流れる原因のほとんどは、意見が集まらないことではなく、開いた募集を誰も閉じないことです。だから手順の重心は、意見を集める工夫より「締め」に置きます。そもそもどの議題を会議から非同期へ移してよいかという判断は会議を非同期コミュニケーションに置き換える判断で扱っているため、この記事は移すと決めた後の実行だけに絞ります。

始める前にそろえる三つの前提

• 選択肢が言葉になっている。「何かいい案はありませんか」の段階は決定ではなく発案で、非同期でやると発散したまま期限だけが過ぎます。
• 決め方に合意がある。支障の申告がなければ提案どおり、割れたら提案者が決める、のように締め方が先に決まっていること。
• 締め役が一人いる。通常は提案者本人です。締め役のいない募集は、期限が過ぎても閉じません。

三つのうちどれかが欠けているなら、先にそこを埋めます。欠けたまま始めた募集は、後述の「止まりやすい場所」へまっすぐ向かいます。

提案文書は結論案から書く

「皆さんどう思いますか」ではなく、「◯◯にしたい。支障があれば期限までに知らせてほしい」と書きます。白紙の問いかけは読む人全員に考える宿題を配りますが、結論案なら読んだ人は賛否を言うだけで済みます。文書に入れるのは次の五つです。

• 決めたいことの一文。件名にも同じ一文を使い、雑談や情報共有と区別が付くようにします。
• 推す案とその理由。理由は判断に効いた条件だけを書き、検討の経緯は載せません。
• 見送った案と見送りの理由。これがあると「◯◯案は考えましたか」という往復が消えます。
• 影響する人と変わること。読んだ人が「自分ごとかどうか」を最初の数行で判定できるようにします。
• 締切と決め方。「金曜の終業まで。支障の申告がなければ提案どおり確定」のように、締め方まで一緒に書きます。

意見募集で聞くのは「支障」に絞る

募集で求めるのは感想ではなく、見過ごせない支障と、あればその代案です。「いいと思います」の返信を集める設計にすると、返信しなかった人の扱いに困り、締めが曖昧になります。期限の長さは投票の期限と同じ考え方で決められます(投票期限を決めるときの判断基準)。募集中に質問が来たら、返信するだけで終わらせず提案文書そのものを直します。答えがコメント欄の奥に埋まると、後から読む人が同じ質問を繰り返します。

期限が来たら宣言して閉じる

締め役は期限当日に「確定」を宣言します。宣言文に書くのは、確定した内容、寄せられた支障をどう反映したか、反映しなかった申告とその理由、いつから有効か、の四点です。申告が何も来なかった場合も「申告なしのため提案どおり確定」と一行流します。無言で終わった募集は、決まったのか流れたのか読み手に分からず、次の募集の回答率まで下げます。宣言を流したら、提案文書の先頭にも確定内容を追記して、後から来た人が結論と経緯をたどれるようにします。

決め切れたかを確かめる

宣言の後に同じ議題の議論が再燃していないこと、宣言を読んだ人が次に何が起きるかを自分の言葉で言えること、期限を延長せずに閉じたこと。この三つがそろっていれば、非同期での決定は機能しています。逆にどれかが欠けたまま次の議題へ進むと、同じ流れ方を繰り返します。

止まりやすい場所と立て直し方

白紙の問いかけで始めてしまった。 意見は集まるのに束ねる人がおらず、スレッドが伸びたまま止まります。出た意見を材料に結論案を書き起こし、「ここまでの意見をこの案にまとめました。支障があれば◯曜まで」と仕切り直します。

期限が過ぎたのに誰も締めない。 締め役を決めずに始めた募集の典型です。気づいた人が「この件は私が締めます」と宣言して閉じて構いません。次からは提案文書に締め役の名前を書いておきます。

コメントで意見が割れて往復が続く。 文字の応酬で溝が深まるのは、非同期の限界のサインです。全体を会議へ戻すのではなく、割れている論点だけを短い同期の場で話し、結果を文書へ書き戻します。

関連する9uick製品

支障の申告や賛否を票の形で集めたい場面では、9uickシリーズに投票サービスの9uick Voteがあります。利用を検討する際は公式サイトで現在の機能と条件を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

最初の議題でやること

次に会議へ持ち込みかけた議題を一つ選び、招集の代わりに結論案を一段落だけ書いてみてください。書けなければ選択肢がまだ固まっていない合図です。書けたなら、その一段落がそのまま提案文書の頭になります。