投票に必要な説明文の書き方

投票の説明文には、目的、選択肢の背景、期限、決め方、公開範囲の五つを書きます。この五つがそろっていれば、「これは何のための投票ですか」という個別の質問も、締めた後の「そういう意味だと思わなかった」というやり直しも、ほぼ入り口で防げます。逆に選択肢だけを並べた依頼は、答える側へ文脈の推測を強いる分だけ後回しにされます。

説明文に入れる五項目

• 目的: この投票で何が決まり、決まると何が起きるかを一文で書きます。目的の見えない投票は「答えても何も変わらないもの」と分類され、票が集まりません。
• 選択肢の背景: 各候補が出てきた事情や条件の違いを一行ずつ添えます。背景のない選択肢は名前の印象で選ばれ、締めた後に「そんな条件だとは聞いていない」と揉め直します。
• 期限: 日時だけでなく、期限までに票が揃わなかったときの扱いまで書きます。ここが抜けると、未回答者を待つかどうかで締めが宙に浮きます。
• 決め方: 最多票で確定か、同票のときはどうするか、それとも結果を参考に誰かが決めるのか。白紙のままだと、結果が出た後に決め方の議論が始まります。
• 公開範囲: 誰が何に入れたかが誰に見えるか、途中経過はいつから見えるか。記名か匿名かで答え方が変わるため、後から知らせると不信のもとになります。選び方はオープン投票とクローズド投票の比較で扱っています。

テンプレート本体

そのまま貼り、角括弧の中を置き換えて使います。

【投票のお願い】[決めたいこと] 目的: [この投票で決まること]。決まったら[決まった後に起きること]。 選択肢: [候補A/候補B/候補C]。[それぞれの背景や条件を一行ずつ]。 期限: [日時]まで。揃わない場合は[その時点の票で確定/一度だけ延長/◯◯が決めます]。 決め方: [最多票で確定。同票の場合は◯◯]。 公開範囲: [誰がどれに入れたかは参加者全員に見えます/名前は集計者だけに見えます]。結果は[締切後に]共有します。

記入例: チーム合宿の行き先

【投票のお願い】秋のチーム合宿の行き先 目的: 合宿の開催地を決めます。決まったら幹事が宿の空き状況を確認して段取りを組みます。 選択肢: 山側の研修施設/海側の宿/都内で日帰り。山側は移動が長い代わりに設備がまとまっており、海側は移動が短い代わりに時期によって混み合います。日帰り案は宿泊なしで参加の負担を下げる案です。 期限: 木曜の昼まで。揃わない場合は、その時点の票で確定します。 決め方: 最多票で確定。同票の場合は幹事が決めます。 公開範囲: 誰がどれに入れたかは参加者全員に見えます。結果は締切当日に共有します。

書き換えるときに崩れやすい箇所

• 目的を二つ書く。「行き先と日程を決めます」のような二本立ては票の解釈が割れます。一つの投票では一つのことだけを決め、二つ目は別の投票にします。
• 背景に経緯を全部書く。検討の歴史を長々と載せると、そこで読むのをやめられます。判断に効く違いだけを候補ごとに一行へ絞ります。
• 決め方を「みんなで決めたいと思います」とぼかす。決め方の行は、ぼかした瞬間に機能を失います。書けないなら、決め方が未定のまま募ろうとしている警告です。
• 選択肢の粒度をそろえ忘れる。「山側の研修施設」と「思い出に残る合宿にする」のような抽象度の違う候補が並ぶと、比べようがありません。

軽い議題では行を削る

ランチの店決めのような軽い投票に五項目をすべて書くと、かえって仰々しくなります。削る順番は、背景、公開範囲、目的の順です。期限と決め方の二つは、どんなに軽い議題でも残します。この二つが抜けた投票が、締まらない・揉めるの両方の入り口になるためです。

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締めた後の文面は別の型で

この記事のテンプレートは投票を開くときのものです。締めた後に結果を知らせる文面は、結果・根拠・次の行動を軸にした別の型になり、投票結果をチームへ共有する文章テンプレートがそのまま使えます。開始時の説明文と終了後の共有文が対になっていると、投票一回分のやり取りが最初から最後まで迷いなく流れます。