業務効率化の対象を見つける棚卸し方法

効率化がうまくいかない多くの原因は、道具選びから入ることです。先に「どの作業を軽くするか」を決めないまま便利そうな機能を探すと、機能に合わせて仕事を増やす逆転が起きます。まず一定期間の作業を書き出し、時間・頻度・手戻りの三つで並べ替えて対象を一つか二つに絞ると、その後の要件整理やツール比較が空回りしません。ここでは対象を見つけるところだけを扱います。

手をつける前にそろえるもの

• 記録する期間: まず一週間など短く区切る。長く取るほど記録が続かない
• 記録する単位: 作業名、かかった体感時間、発生の頻度、やり直しの有無
• 対象の範囲: 自分の作業だけか、チームの共通作業も含めるか

範囲を広げるほど声は集まりますが、まとめる手間も増えます。最初は自分の手元から始めて構いません。

時間を奪う作業を書き出す

1. 一日の終わりに、その日こなした作業を思い出して並べる
2. 各作業へ体感時間、頻度、やり直しの有無を書き添える
3. 一週間ためたら、同じ作業をひとまとめにする

たとえば請求まわりの担当なら、「宛名や金額を手で打ち直す」「入金と請求書を目で突き合わせる」「督促の文面を毎回書き起こす」のように、名前を付けて粒度をそろえます。頭の中の「なんとなく忙しい」を、目に見える作業の一覧へ落とすのが狙いです。

三つの軸で優先順位を付ける

見る軸	高いと何を意味するか
かかる時間	一回が長く、減らせば体感が大きく変わる
繰り返す頻度	一回は短くても、積み重なって効いている
手戻り	やり直しが多く、品質のばらつきも生みやすい

三つとも高い作業が最優先です。時間は短くても毎日発生するものは、頻度の高さで上位に来ます。逆に、時間も頻度も低い作業は、いくら整えても効果が薄いため後回しにします。

対象から外す作業を見分ける

• 判断や交渉が中心で、手順に落としにくい作業
• 近く廃止や仕様変更が決まっている作業
• 件数が少なく、慣れた人がすぐ終わらせている作業

外す判断も記録に残します。「なぜ今回は対象にしないか」を書いておくと、次の棚卸しで同じ検討を繰り返さずに済みます。

選べたと言える状態

上位の一つか二つに絞れ、「なぜこれを選んだか」を一文で言えれば、棚卸しは完了です。選んだ対象は、譲れない条件を書き出すSaaSを選ぶ前に要件を整理するテンプレートへ渡します。ここで対象がぼやけたまま先へ進むと、後工程すべてが揺れます。

つまずきやすい点と立て直し

全部を対象にしてしまう。 洗い出した作業を一度に片づけようとすると、どれも中途半端になります。上位だけに絞り、残りは一覧に置いたまま次の周回へ回します。

印象だけで選ぶ。 「面倒に感じる」で選ぶと、実は頻度の低い作業に労力を割きがちです。体感ではなく記録した頻度と時間で並べ直します。

書き出す前にツールを探し始める。 候補の機能に引きずられ、対象がゆがみます。作業一覧が埋まるまで、道具の情報は見ないと決めておきます。

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日々の作業を短くする道具として、9uickシリーズには日程調整や投票、要約、検索、メモなどのサービスがあります。棚卸しで挙げた作業と用途が合うときだけ製品一覧で現在の提供内容を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。