業務効率化で逆に手間が増える原因

効率化したはずなのに前より忙しい、というときは、たいてい道具そのものではなく使い方が偏っています。よくあるのは、直すたびに設定をいじる過剰な自動化、新旧や複数のツールへ同じことを入力する二重管理、そして絶え間ない通知で集中が切れる通知過多の三つです。原因は重なって起きるので、まず「どこで時間が増えたのか」を切り分けてから、原因ごとに手を打ちます。

「速くなるはず」が遅くなる仕組み

効率化は工程を減らすと効きますが、工程を足すと逆に働きます。確認の手間を減らそうと新しい仕組みを入れたのに、その仕組みの世話に時間を取られる、という取り違えが起きがちです。速くなった実感がないときは、便利さを足す前に、増えてしまった工程がないかを先に疑います。

どこで手間が増えたかを切り分ける

原因を当てる前に、増えた手間がどこに出ているかを分けます。作業そのものに時間がかかるのか、同じ入力を何度も繰り返しているのか、途中の中断が多くて進まないのか。作業自体なら手順を、繰り返しなら入力先の重複を、中断なら通知や割り込みを疑います。ここを分けずに道具を足すと、原因の違う問題へ同じ対処を当ててしまいます。

原因別の立て直し方

過剰な自動化

例外までまとめて自動化しようとすると、条件分岐が増え、動かなくなるたびに設定を直すはめになります。結果、手作業のほうが速かった、という状態に陥ります。立て直しは、いちばん頻度の高い標準の一通りだけを自動化に残し、まれな例外は人が拾う形へ戻すことです。

二重管理

新しいツールへ移したのに古い場所も残す、複数のツールへ同じ予定や記録を入れる、といった状態です。片方だけ更新されて食い違い、どちらが正しいか確かめる手間が生まれます。立て直しは、正本をどちらか一つに決め、もう一方は参照専用にするか閉じることです。入口を一つにすると、入力の重複そのものが消えます。

通知過多

あらゆる更新を通知にすると、そのたび作業が中断し、元へ戻るのに時間がかかります。忙しさの実感は、作業量よりも中断の多さで大きくなります。立て直しは、自分あての依頼や締め切りだけを通知に残し、残りはまとめて見る形へ寄せることです。具体的な減らし方はツールの通知を減らして集中する方法にまとまっています。

同じことを繰り返さないために

一度立て直しても、便利そうな機能を足すたびに工程は静かに増えます。新しい仕組みを入れるときは「これで減る工程はどれか」を一言で言えるか確かめ、言えないものは足さないと決めておくと、逆戻りしにくくなります。

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まず見分ける一つ

いま最も時間を食っている作業を一つ選び、過剰な自動化・二重管理・通知過多のどれに当てはまるかを見分けてください。原因が違えば打つ手も変わるので、対処を選ぶ前の切り分けが立て直しの近道です。