業務時間の削減効果を計算する例

業務時間の削減効果は、「短くなった一回分の時間 × その作業が起きる回数」から「新しく増えた手間」を差し引いて考えます。ツールを入れると一回の作業は速くなりますが、確認や入力の手間が増えることもあり、浮いた時間がそのまま成果になるとは限りません。ここでは、削減効果を組み立てる要素と、見かけの時短と実質の削減をどう区別するかを整理します。

削減効果を作る三つの量

• 一回あたりの短縮: その作業を一度こなすのに、前より何分減ったか。ここだけ見ると効果が大きく見えます。
• 起きる回数: その作業が期間の中で何度発生するか。一回の短縮がわずかでも、回数が多ければ積み上がります。
• 新たに増えた手間: 導入によって足された確認や修正の時間。これを引き忘れると、効果を実際より大きく見積もります。

三つのうち、見落とされやすいのは三つ目です。速くなった実感だけで判断すると、増えた手間が計算から抜けます。

一つの作業で計算の型をなぞる

たとえば、届いた内容を別の表へ書き写す転記作業を考えます。一件に十分かかっていたものが、下ごしらえを自動にして半分の五分になったとします。この作業が日に何度も起きるなら、一日で浮く時間はまとまった長さになり、月で見ればさらに大きくなります。ただし、自動化した結果を毎回目で確かめる手間が新たに一件あたり数分かかるなら、その分を差し引いた残りが実質の削減です。差し引くと、見た目ほどは減っていないことも珍しくありません。

見かけの削減と実質の削減を分ける

一回が速くなっても、浮いた時間が別の作業ですぐ埋まってしまえば、全体の負担は変わりません。これが見かけの削減です。実質の削減と呼べるのは、浮いた時間で本来やるべきことに手が回るようになったときです。時間が「減った」ことより「何に使えるようになったか」まで見ると、効果を過大に語らずに済みます。

数える前に決めておくこと

計算に入る前に、何を一件と数えるか、どの期間で見るかを決めます。単位がそろっていないと、前後の比較がかみ合いません。また、体感の時間はぶれるため、厳密な値として扱わず、負担が増えたか減ったかを話し合う材料として使います。そもそも作業の手順がばらついていると測っても比べられません。整えてから測る理由は作業手順を標準化してから自動化する理由で扱っています。

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まず一つ測ってみる

減らしたい作業を一つ選び、「一回にかかる時間」と「起きる回数」をおおまかに書き出してください。掛け合わせた大きさが、その作業へ手を入れる価値の目安になります。