検索しやすいメモ本文の書き方

「確かにメモしたのに検索で出てこない」の多くは、本文に自分が後で打つ言葉が入っていないことが原因です。直す軸は二つで、未来の自分が検索窓に打ちそうな言葉を本文へ含めること、そして表記を一つに統一すること。ここでは、なぜ引っかからないのかを切り分け、原因ごとの直し方と、繰り返さないための工夫を示します。

なぜ検索に引っかからないのか

見つからないメモは、たいてい次の三段階のどこかでつまずいています。上から順に確かめると、原因が絞れます。

• 本文にその言葉がそもそも無い。略語や「例の件」といった指示語だけで書くと、後から思い出す言葉と一致しません。
• 言葉はあるが、表記が違う。英字とカタカナ、送り仮名の有無、全角と半角、元号と西暦などが混ざると、打った言葉で当たりません。
• 表記も合っているが、長い本文の奥に埋もれている。前後の文章に紛れ、一覧では見つけにくくなります。

原因ごとの直し方

言葉が無い場合。 いつ・誰が・何を・どこで・なぜ、のうち後で手がかりになる語を、本文に一つずつ足します。「あの資料」ではなく正式な名前で書き、指示語は具体的な固有名に置き換えます。

表記が違う場合。 自分の中で「こう書く」を先に一つ決めます。社名や製品名の書き方、日付を西暦でそろえるか元号でそろえるか、数量に単位を添えるかを固定します。どれかに決めて全部そろえること自体が、表記ゆれを消します。

埋もれている場合。 本文の冒頭に、要点となる言葉を集めた一行を置きます。件名のようなその一行が、一覧でも検索でも最初に当たる目印になります。

見つけたい言葉を先に決める

検索するのは未来の自分です。書くときに「後で何と打って探すか」を一度想像し、その言葉を必ず本文に入れておきます。タイトルと本文で手がかりを分担させる考え方はすぐに見返せるメモのタイトルの付け方が参考になります。タイトルに入れた言葉を本文で繰り返す必要はなく、本文には検索されそうな別の言い方を足すと、当たり方が広がります。

分類ではなく本文で見つける

フォルダを増やして場所で管理しようとすると、しまう手間が増えるわりに、どこに入れたか思い出せなくなります。本文に手がかりを仕込んでおけば、場所を覚えていなくても検索で引けます。どこまでを分類に任せ、どこから検索に任せるかはフォルダと検索を使い分ける判断基準で扱っています。

繰り返さないための工夫

見つからなかったメモを見つけたら、そのとき打ったのに当たらなかった言葉を、本文へ追記します。次からは自分の言葉で引けるようになります。あわせて、自分の表記ルールを一枚のメモにして見える場所に置いておくと、書くたびに迷わずそろえられます。

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まず一語足す

いま開いているメモに、後で検索しそうな言葉を一つだけ足してください。その一語が、次に探すときの最初の手がかりになります。