個人のメモ運用をチームへ展開する手順

自分のメモのやり方をそのままチームへ配っても、たいてい定着しません。個人の運用は自分にだけ分かる略記や暗黙の前提に支えられていて、他人にはそのまま再現できないからです。チームへ広げるときは、仕組みを丸ごと移すのではなく、他の人がそのまま使える部分だけを取り出し、狭い範囲で試してから広げます。

広げる前に確かめること

• 自分の記録のうち、他人が説明なしで読めるものがどれか、見当がついている
• 最初に巻き込む相手を、一人か二人に絞れている
• チームで扱ってよい情報と、個人に留める情報の線が引けている

三つ目は展開の土台です。何を共有側へ出すかの線引きは個人メモと共有ナレッジの境界を決めるで先に決めておくと、後戻りが減ります。

五段階で広げる

1. 自分の記録から、他の人にも役立つ一種類を選ぶ。会議の決定事項や顧客対応の記録など、繰り返し参照されるものが向きます。
2. その一種類だけを、他人が読める形に整える。略記を開き、前提を一言補い、見出しの付け方をそろえます。
3. 巻き込む相手を一人だけ決め、同じ形で書いてもらう。うまく伝わらない箇所が、説明の足りない部分です。
4. 二人で一週間ほど続け、読み返して使えたか、書く負担が重くなかったかを確かめます。
5. 続けられそうなら、対象の種類か人数のどちらか一方だけを広げます。両方を同時には広げません。

うまくいったと言える状態

書いた本人以外が、その記録を見て次の行動に移れたら成功です。逆に、書き方への質問が毎回同じ箇所で出るなら、様式ではなく説明の型が足りていません。閲覧はされても使われないなら、置き場所が探しにくいか、内容が読み手の関心とずれています。

つまずいたときの戻し方

広げた後に「書くのが面倒」「読みに行かない」という声が増えたら、範囲を元の一人か二人へ戻します。全部をやめる必要はありません。うまく回っていた最小の形まで戻し、足した要素を一つずつ外して、どれが負担だったかを見極めます。項目を増やしすぎたことが原因なら、様式を最小限へ絞り直します。

チームの記録に一手間かかる理由

チームの記録は、書いた瞬間よりも、後で読み返されるときに価値が出ます。だから個人のときは省いていた「前提の一言」や「用語の統一」が要ります。この違いを最初に伝えておくと、「なぜ個人のときより手間がかかるのか」という不満が出にくくなります。

関連する9uick製品

チームでメモを共有する置き場所を検討する場合、9uickシリーズにはメモサービスの9uicknoteがあります。利用を検討する際は公式サイトで現在の機能と条件を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

最初の一種類から

自分の記録で最も多く見返す一種類を選び、それだけを一人の相手と同じ形で書くところから始めてください。全体の仕組みづくりは、その一種類が二人で回ってからで十分間に合います。