社内イベントの候補を投票で決める手順

社内イベントの候補決めがもめるのは、集まった案をそのまま投票にかけるからです。流れは「条件を付けて案を募る」「実行できる案に絞る」「宣言したとおりに票を集める」「発表を次の一歩につなぐ」の四段階で、途中に幹事の審査を挟むこと、その審査基準を公開することが、楽しさと公平さを両立させる要になります。

幹事側で先に固定しておくこと

• 実行の条件。使える予算の枠、開催できる時期、就業時間の内か外か、参加を強制しないこと。ここが曖昧なまま募ると、あとの審査で案を大量に落とす羽目になります。
• 決め方。最多票でそのまま決定するのか、票を参考に幹事が決めるのか。募集文に書き切ってから始めます。
• 同票のときの扱い。「同票なら上位案だけで決選」のように先に宣言しておくと、結果の発表が疑われません。

案は条件付きで募る

実行の条件を見せたうえで、自由記述で案を集めます。「この予算の範囲で、就業時間内に、二時間でできること」のように条件が先にあると、出てくる案が最初から現実的になり、出した案が落とされる悲しさも減ります。集まりが悪ければ、食事系・体験系・運動系のような系統だけを例示して呼び水にします。過去のイベントの再演も歓迎すると伝えると、新しく入った人も出しやすくなります。

投票に載せる案を審査する

集まった案を、幹事か有志の実行委員が「予算に収まるか」「時期に間に合うか」「参加できない人を生まないか」で審査し、通った案だけを載せます。ここで欠かせないのが、落とした案を理由と一緒に一覧で公開することです。理由が見えれば、落選は幹事の好みではなく条件との照合になります。似た案は提案した人に確認して一つに束ね、載せる数は絞ります。多いほど票が割れ、決選の手間が増えるだけです。

宣言したとおりに票を集める

票の集め方は、募集時に宣言した決め方から途中で変えないことに尽きます。全員参加型のイベントなら、一人一票より「参加してもよい案をすべて選ぶ」方式のほうが票が割れにくく、当日の参加見込みに直結する情報も集まります。イベントの候補決めは軽い議題なので、誰が何を推したか見える形にして、コメント欄で盛り上げて差し支えありません。締切は短めに切ります。目安の付け方は投票期限を決めるときの判断基準が使えます。

発表は次の一歩とセットで

発表では、決まった案、得票の概況、落ちた案の扱い(次回へ持ち越すか)をまとめて伝えます。決まった案は放置すると熱が冷めるので、発表と同時に開催日の調整へ進みます。人数が多いときの日程の集め方は大人数イベントの日程アンケート設計に手順があります。うまくいったかどうかは、参加表明の集まり方と、次回の募集で案が出てくるかに表れます。案が出なくなったら、どこかで公平さが疑われています。

楽しさと公平さは受け持ちを分ける

盛り上げと公平さは、同じ場面に詰め込まず、受け持つ段階を分ければ両立します。盛り上げ役は募集と投票の段階です。提案者の推薦コメントを載せる、締切前日に中間の得票を実況する、といった仕掛けはここで使います。公平さは仕組みの段階で守ります。審査基準の公開、同票ルールの事前宣言、そして「毎回同じ系統ばかり勝つ」ことへの手当てです。食事会が勝ち続けるなら、「次回は今回落ちた系統から選ぶ」と宣言してローテーションにする手があります。参加を強制しないことも公平さの一部で、票を入れることと参加表明は別に扱います。

つまずきの典型と立て直し

**票がほとんど集まらない。**選択肢が多すぎるか、締切が遠すぎるのが典型です。上位の候補だけに絞り、締切を数日先まで縮めて、一度だけ声をかけ直します。

**決まった案に「その日は無理」が続出する。**候補決めと日程決めを完全に切り離した場合に起きます。決定は覆さず、開催日の側に幅を持たせて調整し、次回から時期と時間帯を実行の条件に含めます。

**実行できない案が最多票になる。**審査を挟まずに募った案をそのまま載せたのが原因です。結果をなかったことにすると次回から票が集まらなくなるため、「予算内で最も近い形」に置き換えた案を、置き換えの理由と一緒に示して仕切り直します。

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募集文から書き始める

最初に書くのは選択肢ではなく募集文です。実行の条件、決め方、締切をその一通に収めて送った時点で、この手順の半分は終わっています。案を集める前のこの一手間が、発表のあとに不満の出ない候補決めを作ります。