日程調整メールですぐ使える例文集

日程調整のメールは、場面ごとの型を持っておけば毎回ゼロから書く必要はありません。ここでは社外への初回依頼、社内の枠取り、リマインド、期限後の再依頼、確定連絡の五つの場面の例文を載せています。◯◯の部分を自分の情報に差し替えれば、そのまま送れます。

どの文面にも共通する骨組み

細部を書き換えても、次の四点は削らないでください。

• 選ぶだけで返せる候補: 日時は箇条書きにして、相手が「Aでお願いします」と一語で返せる形にします。
• 所要時間と形式: 所要30分なのか、対面かオンラインかが分からないと、相手は自分の空きと突き合わせられません。
• 返信の期限: 期限のない依頼は「あとで返す」の箱に入ったまま沈みます。
• 合わないときの逃げ道: 「難しければ改めて候補をお送りします」の一文が、相手の沈黙と気まずさを防ぎます。

社外の相手への初回依頼

件名: お打ち合わせ日程のご相談(◯◯の件)

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。◯◯の◯◯です。 ◯◯の件でご相談したく、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。 勝手ながら、候補をお送りいたします。

・◯月◯日(火) 10:00〜10:30 ・◯月◯日(水) 15:00〜15:30 ・◯月◯日(金) 13:30〜14:00

いずれもオンラインを予定しており、当日は私と営業担当の◯◯が同席いたします。 ◯月◯日(◯)までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。 上記で難しい場合は、改めて候補をお送りいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

件名の記入例: 「お打ち合わせ日程のご相談(製品デモの件)」「お打ち合わせ日程のご相談(お見積もり内容のご確認)」のように、相手が件名だけで用件を思い出せる形にします。

書き換えの注意: 訪問する場合は「貴社へお伺いいたします」と移動の前提を明記し、来ていただく場合は住所と受付の案内を本文に足します。候補の絞り方や時間帯の選び方は社外ミーティングの日程候補を出す手順を参照してください。

社内のメンバーへの枠取り

件名: 【要返信・30分】◯◯の仕様相談

お疲れさまです。◯◯の仕様を決めたいので、30分ください。

・◯日(火) 11:00〜11:30 ・◯日(木) 16:00〜16:30

どちらも難しければ、空いている枠を二つほど教えてください。 ◯日(水)の昼までに返信をお願いします。

書き換えの注意: 社内向けでも目的と所要時間は削りません。「ちょっと相談したい」で枠だけ取ると、相手は準備のしようがなく、当日の会議も延びます。

返事がないときの一度目の後押し

先日お送りした下記の候補について、◯日までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

・◯月◯日(火) 10:00〜10:30 ・◯月◯日(水) 15:00〜15:30

ご不明な点があれば、このメールにそのままご返信ください。

書き換えの注意: 必ず同じスレッドで送り、候補を本文に再掲します。「ご確認いただけましたでしょうか」だけの催促は、相手に元のメールを探す手間を返すだけです。送る間隔や経路の変え方は日程調整メールの返信が来ないときの対処法で扱っています。

期限を過ぎたあとの再依頼

◯◯様

先日は日程のご相談をお送りしましたが、行き違いでしたら失礼いたします。 先の候補は一度白紙に戻し、改めて下記でご都合を伺えますでしょうか。

・◯月◯日(月) 14:00〜14:30 ・◯月◯日(水) 10:00〜10:30

難しい場合は、ご都合のよい時間帯を二つほどお知らせください。 お手数をおかけしますが、◯日までにお返事いただけますと幸いです。

書き換えの注意: 古い候補への返事を重ねて求めるより、新しい候補で出し直すほうが相手は返しやすくなります。「行き違いでしたら失礼いたします」の一文が、すでに返したつもりでいた相手との気まずさを避けます。

確定の連絡

件名: 【確定】◯月◯日(火) 10:00〜10:30 お打ち合わせ

◯◯様

ご返信ありがとうございます。下記のとおり確定いたしました。

日時: ◯月◯日(火) 10:00〜10:30 形式: オンライン(接続先は追ってお送りします) 議題: ◯◯のご相談 出席: 貴社◯◯様、弊社◯◯・◯◯

当日の資料は前日までにお送りいたします。 ご都合が変わった場合は、このメールへご返信ください。

書き換えの注意: 件名に日時を入れると、相手が当日に検索で見つけられます。対面の場合は「形式」を場所と入館方法に差し替えます。カレンダー招待を送るなら、その旨も一文添えます。

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送信前のひと手間

例文運用でいちばん多い事故は、宛名・日付と曜日・時刻・接続先のどれかが前回の相手のまま残ることです。送る直前に◯が残っていないか本文を検索してから送信してください。