会議コストを簡単に見積もる計算例

会議のコストは「人数 × 時間 × 時間あたりの人件費」という掛け算一つで見積もれます。精密な給与データは要りません。見積もりの目的は経費の計算ではなく、「会議が多い気がする」という個人の感覚を、チーム全員が同じ土俵で話せる数字に変えることだからです。式の各項をどう置くか、六人の定例での試算、その数字を会議削減の提案につなげる方法の順に説明します。

単価は概算でよい

人数と時間はカレンダーを見れば分かります。詰まるのは時間あたりの人件費ですが、ここで正確さを求めるのが最初のつまずきです。個人の給与から算出しようとすると、調べる手段がないうえ、数字を口にすること自体が角を立てます。全社平均や役職帯のおおよその年収を、年間の労働時間で割った概算で十分です。目的は金額の正確さではなく会議どうしの比較なので、どの会議にも同じ単価を使えば役割を果たします。金額を出しにくい職場なら、単価を掛けずに「人数 × 時間」の合計、つまり人時のまま比べても成り立ちます。

一時間の会議は一時間では済まない

所要時間だけを数えると、負担を実際より小さく見積もります。資料の準備、対面なら移動、終了後の議事録の清書が、本体の外側に付いてくるからです。たとえば一時間の対面会議でも、資料をつくる人には準備の三十分が、別の拠点から来る人には往復の三十分が加わり、その人たちにとっては二時間の拘束です。全員分を厳密に積み上げる必要はありませんが、主催側と発表者は所要時間の倍を使っているくらいの幅で見ておくと、実態に近づきます。

六人の週次定例で試算する

六人が一時間集まる定例は、一回で六時間分の人件費です。週に一度なら月でおよそ二十四時間分。一日八時間で働くとすれば、誰か一人がまるまる三営業日をこの定例だけに充てているのと同じ量です。さらに、仮に時間あたりの人件費を五千円と置くと、一回で三万円、月に十二万円、一年では百万円を超えます。単価は仮置きなので、金額そのものを成果として扱わず、「同じ人数の別の定例と比べて重いか」「隔週にすれば半分になる」という比較のために使います。

数字を削減の提案に変える三つのレバー

見積もりを見せるだけでは会議は減りません。「では、どこをどう軽くするか」まで並べて初めて説得になります。打ち手は三つです。

• 人数を減らす。六人の定例を四人にすれば、コストは三分の二になります。誰なら記録の共有だけで足りるかは会議参加者を必要最小限にする判断基準で考えられます。
• 時間を短くする。六十分を三十分にすれば半分です。ただし議題がそのままだと延長が常態化するため、扱う議題の絞り込みとセットで提案します。
• 頻度を下げる。毎週を隔週にしても半分です。どの定例から手を付けるかの点検には定例会議を減らすための見直しチェックリストが使えます。

提案の場では、手持ちの定例をコストの高い順に並べ、最上位の一本にレバーを一つだけ当てる形にします。軽い会議を何本も削るより、重い定例一本を隔週にするほうが効きます。もう一つ、数字で特定の主催者を責めないことです。「この会は高すぎる」と個人に向けた瞬間、以降はコストの話題そのものが警戒されます。

増やす側にも見積もりを置く

一度の棚卸しで終わらせない仕掛けは、新しく定例をつくる側に式を組み込むことです。招集する人が案内文に「人数 × 時間 × 頻度で月に何時間分か」を一行添える運用にすると、開く前に規模の感覚が働き、高コストな定例が誰にも気づかれないまま増えるのを防げます。既存の定例も、期の変わり目など時期を決めて同じ式で測り直すと、増減を追えます。

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まとめ: 一番重い定例から測る

カレンダーを開き、参加人数が最も多い定例を一つ選んで、人数 × 時間 × 頻度を掛けてください。単価を掛けるかどうかは職場の空気に合わせて構いません。その一本の数字が、会議を見直す話し合いの最初の議題になります。