ツールの権限設定を見直すチェックリスト

権限の見直しは、新しい設定を足す作業ではなく、いつのまにか渡しすぎた権限を元へ戻す作業です。見る軸は、必要以上の権限を持つ人がいないか(最小権限)、社外や全員へ開きすぎていないか(共有範囲)、いつ誰が点検するか(頻度)の三つです。誰が何を使っているかの台帳がある前提で、その中身が今も妥当かを点検します。台帳がまだなければ、先にSaaSのアカウント管理を始める手順で現状を一覧にしてから戻ってください。

見直しが要るのはこんなとき

人の出入りがあった後、権限はたいてい足しすぎのまま残ります。異動で担当が変わったのに前の権限が付いたまま、辞めた人の招待が生きたまま、という具合です。ほかにも、外部への共有が増えた気がする、管理者が誰なのか即答できない、というときは点検の合図です。

最小権限のチェック

• 管理者権限を持つ人が、必要な範囲に収まっているか
• 使っていないのに残っている招待やアカウントはないか
• 一時的に渡した権限が、用が済んでも付いたままになっていないか
• 役割が変わった人の権限を、変更後に見直したか

見落とすと、関係のなくなった人が中身を触れる状態が続きます。権限は「困ったら足す」より「使っていなければ外す」を既定にすると、渡しすぎがたまりません。

共有範囲のチェック

• 「リンクを知っていれば誰でも見られる」設定のまま放置していないか
• 社外の相手への共有を、期限や範囲を決めずに開いていないか
• 全員閲覧のまま、限定でよい情報まで公開していないか
• 共有した相手のうち、今も必要な人だけが残っているか

見落とすと、意図しない相手まで情報が届きます。共有はいったん広げると狭めるのに手間がかかるため、最初から必要な人だけに絞る癖をつけます。

点検の頻度と記録

• 定期で見るきっかけ(区切りの時期など)を決めているか
• 人の出入りがあったら、その場で見る運用になっているか
• 誰が点検の担当かを決めているか
• 見直した日付と変更点を、短くでも残しているか

見落とすと、一度きれいにしても、しばらくすると元へ戻ります。思い出したときに見るのではなく、時期と担当を先に決めておきます。

どこから点検するか

全ツールを毎回すべて見る必要はありません。社外の情報を扱うもの、管理者権限があるもの、人の出入りが多いものから先に点検します。影響の小さい個人用の道具は、頻度を落として構いません。当てはまらない項目は、なぜ外したかを一言残すと、次の点検で判断をやり直さずに済みます。

関連する9uick製品

共有や権限のある道具を扱う場面では、9uickシリーズに日程調整、投票、要約、検索、メモなど、作業を短くするための複数のサービスがあります。用途が合うときだけ製品一覧で現在の提供内容を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

まず外す一つ

心当たりのある「使っていない権限」を一つ思い浮かべ、それを外すところから始めてください。足す判断より外す判断のほうが後回しにされがちなので、最初の一件を今日済ませておくと、見直しが習慣として続きやすくなります。