データのエクスポート可否を確認する理由

データのエクスポート可否を先に確かめるのは、後でそのツールから抜けられなくなる事態を避けるためです。エクスポートとは、自分たちがためたデータを、外へ持ち出せる形で書き出せること。これができないツールは、使うほど蓄積が中に閉じ込められ、料金や仕様が変わっても身動きが取れなくなります。「持ち出せるか」を導入の前に見ておくことが、選択肢を手放さないための土台になります。

使い始めは気にならず、後で効いてくる

導入直後はデータも少なく、出せるかどうかは気になりません。ところが記録が積み上がるほど、外へ出せないことの重みは静かに増していきます。数か月分の履歴がすべて一つのツールの中だけにある状態は、便利さと引き換えに逃げ道を失った状態でもあります。だから、蓄積が軽いうちに、つまり使う前に確かめておく意味があります。

なぜ「使う前」でないと遅いのか

特定のサービスに縛られて動けなくなる状態を、ロックインと呼びます。ロックインは、契約する前なら「出せないなら選ばない」で避けられます。しかし使い始めてから出せないと分かっても、すでにたまったデータが人質になり、避けるための手間は跳ね上がります。順番が逆になると打つ手が減る、これが早く確認する理由です。ロックイン全般の見取り図はベンダーロックインを考えるチェック項目にあります。

確認しておくと効く具体場面

• 値上げの案内が届いたとき。持ち出せれば他を検討できますが、出せなければ条件をのむしかありません。
• サービス終了が知らされたとき。書き出せれば別の仕組みへ移せますが、出せなければ蓄積ごと失います。
• 担当が代わり、ためた記録を別のやり方で使いたくなったとき。

紛らわしい三つの言葉を切り分ける

• エクスポート可否は「持ち出せるか」。ロックインを避けられるかどうかの観点です。
• バックアップは「万一に備えて控えを取る」運用で、業務ツールのバックアップを考える観点で扱います。持ち出せても、控えを取っていなければ事故で消えます。
• 乗り換えコストは「実際に移すときの手間」で、ツールの乗り換えコストを見積もる方法で扱います。持ち出せることは、移せることの前提にすぎません。

「出せるか」「控えるか」「移すか」は別の話です。この記事が扱うのは最初の「出せるか」だけで、これが欠けると残り二つは成り立ちません。

何を見れば確認したことになるか

• どんな形式で出せるか。その形式を、他の道具で開けるか。
• 全部を出せるか、それとも一部だけか。
• 出す操作を自分たちでできるか、申請や手続きが要るか。

見落としがちな点と立て直し

「出せます」の一言をそのまま信じると、出せたのは一部だけで肝心の履歴が取り出せなかった、という食い違いが起きます。導入を決める前に、試用の段階で実際に小さく書き出し、開いて中身を確かめておくと、この行き違いを防げます。

関連する9uick製品

データの扱いを含む日々の作業の道具として、9uickシリーズには日程調整、投票、要約、検索、メモなどのサービスがあります。用途が合うときだけ製品一覧で現在の提供内容を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

導入前にやる一手

契約や本格利用を決める前に、試用の範囲で一度データを書き出してみてください。出せた形式が他で開けるところまで見れば、「持ち出せる」を言葉ではなく事実として確認できます。