プロンプトテンプレートを更新する運用

共有したプロンプトテンプレートは、作った時点がいちばん古くなります。使ううちに「ここを直したい」が必ず出てくるので、直す人・直す時期・直した記録の残し方を先に決めておくと、古いまま放置されたり、誰かが勝手に書き換えて元へ戻せなくなったりを防げます。この記事では、更新の進め方と、そのまま使える改訂記録のテンプレートを示します。

直す人と時期を先に決める

• 直す人: テンプレートごとに世話役を一人決めます。全員が自由に上書きできる状態は、変更がぶつかって元が分からなくなります。
• 直す時期: 定期の見直しと、うまくいかない例が出たときの臨時の見直しを二本立てにします。気づいたときにその場で直すだけだと、直し忘れと直しすぎが混ざります。
• 直す前の一手: 元の文面を残したまま新しい版を作ります。上書きしてしまうと、悪くなったときに戻せません。

そのまま使える改訂記録テンプレート

テンプレート本体のそばに、次の記録を一件ずつ積み重ねます。

版: [第何版か] 変更日: [いつ直したか] 直した人: [名前または役割] 変えた点: [どの一文を、どう変えたか] 変えた理由: [どんな困りごとを直すためか] 差し戻し先: [問題が出たときに戻す版]

記入例です。

版: 第三版 変更日: 今四半期の見直し日 直した人: 問い合わせ担当の世話役 変えた点: 出力の形式を箇条書き指定に変更 変えた理由: 文章で返ると転記に手間がかかっていたため 差し戻し先: 第二版

書き換えるときの注意

角括弧はそのつど中身に置き換え、空欄のまま回さないようにします。一度の更新であちこちをまとめて変えると、良くなったのか悪くなったのかを切り分けられません。変えるのは一点ずつにして、次の見直しまで様子を見ます。理由の欄を省くと、後任が「なぜこうなっているのか」をたどれず、せっかくの改善が理由の見えない決まりごとになってしまいます。

更新が形だけにならないために

記録を書くこと自体が目的になると、更新のたびに手間だけが増えます。判断の物差しは「次に使う人が困らないか」の一点です。しばらく変更が入っていないテンプレートは、完成したのではなく使われていないだけのこともあるので、見直しのタイミングで実際に使われているかも確かめます。テンプレートを新しく共有するときの置き方はAIへの指示文をチームで共有する方法で扱っています。

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