SaaS障害時の代替手順を準備する

使っているSaaSが止まっても業務を止めないために、あらかじめ「連絡」「手作業への切り替え」「復旧後の同期」の三つを決めておきます。障害はいつ起きるか選べないので、止まってから考え始めると、まず何をすればよいかで時間を失います。ここでは、平常時に用意しておく段取りを、実際に止まったときに使える形で並べます。

止まると困る業務を先に絞る

すべての業務に代替手順を用意する必要はありません。止まっても後回しにできる作業と、その時間内に必ず進めなければならない作業を分け、後者にだけ備えます。顧客とのやり取りや締め切りの決まった提出物のように、遅れが外へ影響する業務が優先です。ここを絞らないと、準備そのものが重くなって続きません。

平常時に用意しておくもの

• 連絡の段取り: 止まったと気づいた人が、誰へ・どの手段で知らせるかを決めます。使っているツールが止まっている前提なので、そのツール以外の連絡経路を選んでおきます。
• 手作業の代役: その業務を道具なしで進める最小のやり方を書き出します。表計算や紙の記録など、普段と違っても結果を残せる方法で十分です。
• 記録の置き場所: 止まっている間に発生した情報を、どこへ一時的にためておくかを決めます。復旧後にまとめて戻すためです。

止まったときの動き

1. 復旧を待つか、代替へ切り替えるかを、業務の締め切りから判断します。すぐ直りそうでも、締め切りが近ければ切り替えます。
2. 代替へ移ると決めたら、関係者へ「今は別の方法で進めている」と一報を入れます。同じ作業を二重にやってしまうのを防ぐためです。
3. 手作業で業務を進め、その間に生まれた記録を、決めた置き場所へためていきます。
4. 公式の復旧案内が出ているかを確認します。復旧の見込みは、提供元が出している情報だけを根拠にします。

復旧後にずれを戻す

戻すときにいちばん事故が起きやすいのは、止まっている間にためた記録と、復旧したツール側のデータの二重登録です。復旧後は、いきなり全部を流し込まず、止まっていた時間帯の分だけを対象に、重なりがないか突き合わせてから反映します。最後に、今回詰まった点を代替手順へ書き足しておくと、次に同じことが起きたときの初動が速くなります。データそのものを持ち出せるかはデータのエクスポート可否を確認する理由、日常的な控えの取り方は業務ツールのバックアップを考える観点にまとめています。

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