AIツールで扱わない情報を決める基準

AIツールに入れてよいかどうかは、「便利か」ではなく「外に出たり別の用途に使われたりしたら困るか」で決めます。判断が人によってぶれないように、扱う情報をあらかじめ三段階に分け、入れない情報をはっきりさせておくのが近道です。この記事では、その分類の考え方と、チームでそのまま使える入力ルールの雛形、記入例を示します。

「入れてよいか」を三段階に分ける

まず、業務で触れる情報を次の三つに仕分けます。境界を先に決めておくと、その場の空気で例外を作らずに済みます。

区分	中身の例	AIツールでの扱い
入れてよい	すでに公開している内容、社外に見せても支障のない一般的な情報	そのまま入力してよい
加工して入れる	相手先名や具体的な金額を伏せれば使える内容	固有名詞や識別できる部分を消してから入力
入れない	顧客の個人情報、未公開の取引や契約、パスワードや鍵、社外秘の資料	入力しない。手元だけで処理する

迷いやすいのは真ん中の「加工して入れる」です。伏せたつもりでも、前後の文脈から相手が特定できることがあります。特定につながる情報が残るなら、無理に加工せず「入れない」に寄せます。

そのまま使える入力ルールの雛形

チームで共有する一枚として、次の型を使えます。上から順に、自分たちの実際の情報へ置き換えてください。

【AIツール入力ルール】 入れてよい情報: [公開済み・一般的で支障のない情報] 加工して入れる情報: [固有名詞や数値を伏せれば使える情報] 入れない情報: [個人情報・未公開の取引・認証情報・社外秘資料] 迷ったときの相談先: [担当者名または窓口] 判断を残す場所: [誰が・いつ・何を許可したかを書く場所]

記入例

営業のチームで埋めると、たとえば次のようになります。抽象語を避け、具体的な文書名まで落とすのがコツです。

【AIツール入力ルール】 入れてよい情報: 公開済みの製品説明、発表済みのお知らせの文面 加工して入れる情報: 提案書の構成(顧客名と金額を伏せる) 入れない情報: 顧客の連絡先と担当者名、契約書の原本、見積の根拠となる社内資料 迷ったときの相談先: 情報管理の担当者 判断を残す場所: チーム共有メモの「AI利用」ページ

書き換えるときの注意

• 「入れない情報」から先に埋める: ここが決まれば残りは自動的に絞られる。迷ったら禁止側に倒す。
• 「機密情報」で止めない: その一語だけでは各自の解釈がずれる。契約書、見積根拠、といった具体名で書く。
• 業務が増えたら区分を足す: 新しい種類の情報を扱い始めたら、その日のうちにどの区分か決めておく。

入力ルールを、出力の確認や共有まで含めたチーム全体の運用へ広げたいときは、チーム向けAI利用ルールの作り方が土台になります。

運用でつまずくところ

分類表を作っただけで貼り出さない。 手元のファイルにしまうと、結局その場の判断に戻ります。全員の目に入る場所に置き、新メンバーには最初に渡します。

例外を口頭で許可して記録しない。 「今回だけ」を残さないと、同じ相談が何度も来ます。許可は「判断を残す場所」に一行で書き、次に同じ場面が来たら参照します。

そもそも使っているツールが入力をどう保存し扱うか不安なら、AIツールのプライバシー情報を確認する手順で確かめてから区分を決めると安心です。

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最初の一手

まずは分類表の「入れない情報」を三つだけ具体的に書き出してください。全体を完成させるより、絶対に入れないものを先に共有するほうが、事故を防ぐ効果は早く出ます。