引き継ぎに使えるナレッジの型

引き継ぎ文書は、後任が「あなたに聞かなくても回せる」状態を作れれば十分です。そのために外せないのは、担当業務・手順・連絡先・注意点・未完事項の五つ。この五項目がそろっていれば、担当が替わっても仕事は止まりません。逆に、頭の中にある暗黙の判断や「いつもの連絡先」が抜けると、引き継いだ相手は一つずつあなたを探すことになります。まず型に沿って埋め、あとから具体を足していきます。

そのまま使えるテンプレート

担当業務: [何を任されているか。一行で]

• 目的: [この業務が何のためにあるか]
• 頻度と期限: [いつ発生し、いつまでに終えるか]

手順: [着手から完了までの順番]

1. [最初にすること]
2. [次にすること]
3. [完了の合図]

連絡先: [誰に何を聞くか]

• 社内: [名前・役割・用件]
• 社外: [取引先・窓口・用件]

注意点: [つまずきやすい所と、その避け方]

• [過去に困った点/例外的な扱い]

未完事項: [引き継ぎ時点で終わっていないこと]

• [いまの状態・次にやること・関係者]

記入例: 月次請求の担当交代

担当業務: 取引先への月次請求書の発行

• 目的: 期日までに請求を届け、入金の遅れを防ぐ
• 頻度と期限: 毎月、月初から第三営業日まで

手順

1. 前月の作業実績を一覧で確認する
2. ひな型に金額と宛先を入れ、上長の確認を受ける
3. 送付し、送付済みの記録を残す

連絡先

• 社内: 経理担当(金額の確認)/上長(送付前の承認)
• 社外: 各取引先の請求書受付窓口

注意点

• 締め日が休日に重なる月は、前倒しで作業する
• 宛名の表記ゆれは、過去の送付分にそろえる

未完事項

• 一部の取引先が電子請求へ移行中。窓口と方式の確認が途中

書き換えるときの注意

角括弧を自分の業務の言葉へ置き換えます。埋めるときのコツは三つあります。手順は「自分ならできる」粒度ではなく、「はじめての人がその通りに動ける」粒度まで割ること。注意点には、うまくいった話ではなく、過去に困ったことを書くこと。未完事項は、隠さず正直に、いまの状態と次の一手をそろえて残すことです。項目だけでは伝わりにくい背景は、受け取る相手に合わせて一言補います。文脈の足し方はメモを共有するときに文脈を補う方法が参考になります。

埋めても抜けやすい所

「言うまでもない」が抜ける。 毎回やっている当たり前の作業ほど、書き忘れます。後任にとっては当たり前ではないので、手順に一行足しておきます。

連絡先が名前だけになる。 名前しか書かないと、後任は「何を聞く相手か」が分かりません。用件までセットで書くと、問い合わせが一往復で済みます。

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渡す前に一枚だけ先に

異動が決まってからまとめようとすると間に合いません。担当業務の見出しだけ先に立てて、日々の作業で気づいた注意点をその都度書き足してください。渡す文書は、直前ではなく普段の記録の延長で育てると、穴が減ります。