メモを共有するときに文脈を補う方法

自分用のメモが相手に伝わらないのは、書いた本人の頭の中にある前提が、文字になっていないからです。共有する前に、その前提を四つ補います。いつの話か、登場する人や物は何か、なぜそうなったか、相手に何をしてほしいか——この四点を足すと、自分用の走り書きが、他人が読んで動けるメモに変わります。

渡す前に確認すること

• 誰に渡すか、その人がどこまで背景を知っているか
• 共有してよい情報の範囲(社外に出せない内容が混じっていないか)
• 相手には読むだけでよいのか、返答や作業を求めるのか

相手が持っている前提が多いほど、補う量は減らせます。逆に初めて見る人へ渡すなら、省いていた経緯まで書き足します。

補う四つを順に足す

1. いつの話かを先頭に書きます。「先週の打ち合わせで」など時点が分かると、相手は状況を思い浮かべられます。
2. メモに出てくる略称や関係者に、一言の説明を添えます。「A案(費用を抑える案)」のように括弧で補うと短く済みます。
3. なぜその結論や状態になったかを一文添えます。判断の理由が抜けると、相手は蒸し返して質問し直すことになります。
4. 最後に、相手にしてほしいことを分けて書きます。共有だけなのか、確認や返信がほしいのかを明示します。

補う前と後の例

自分用のメモ「A案でいく。B懸念は保留。木曜までに西さん確認」。これはこのままでは伝わりません。補うとこうなります。

先週の料金改定の打ち合わせの件です。A案(段階的に上げる案)で進めることになりました。B(一度に上げる案)は反発が読めないため保留です。木曜までに、経理の西さんへ影響額の確認をお願いできますか。

時点・略称の説明・保留の理由・依頼が加わり、受け取った人がそのまま動けます。なお、メモから「次にやること」を切り出す作業そのものはメモから次のアクションを取り出す方法で扱っており、この記事は渡す相手に前提を伝える部分に絞っています。

伝わったかの確認と、補いすぎたとき

うまくいったかは、相手から前提を問う質問(「これはいつの話か」「誰のことか」)が返ってこないかで分かります。逆に、補いすぎて長くなり読まれないこともあります。その場合は経緯を削り、結論と依頼を先頭へ戻します。共有してよい範囲の線引きは個人メモと共有ナレッジの境界を決めるが参考になります。

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まとめ

次に誰かへメモを渡すとき、先頭に「いつの話か」の一行だけ足してみてください。時点が分かるだけで、相手の読み違いは大きく減ります。