メモから次のアクションを取り出す方法

メモを見返しても次の動きにつながらないのは、記録の中に「やること」と「ただの情報」が混ざったまま眠っているからです。取り出すコツは、全部を読み直すことではなく、一行ずつ「これは誰かが動く必要があるか」を問い、動く必要があるものだけを、誰が・いつ・何をの形に書き換えること。この形になって初めて、メモは次の行動になります。ここでは、その抽出の手順を具体例つきで示します。

行動と情報を見分ける一つの問い

各行を、たった一つの問いでふるいにかけます。「これは、誰かが手を動かさないと進まないか」。進むなら行動、放っておいても困らないなら情報です。たとえば「新プランは他社より高い」は情報、「新プランの価格を今週中に見直す」は行動です。この問いに引っかからない行は、参考として別に残し、行動の候補からは外します。

誰が・いつ・何をに書き換える

拾った行動は、そのままでは動けません。次の三つをそろえます。

• 誰が: 主語を必ず付けます。「確認する」ではなく「自分が確認する」「担当へ確認を頼む」。主語のない行動は、誰も動かないまま残ります。
• いつ: 期限か、着手する日を決めます。「あとで」は期限ではありません。今週中、次の打ち合わせまで、のように区切ります。
• 何を: 動詞で言い切ります。「価格の件」ではなく「価格表を直して上長へ送る」。名詞で止めると、何をするか思い出せなくなります。

具体例: 走り書きから拾う

手元に「予算オーバー / 甲案は納期きびしい / 見積り再依頼?」という走り書きがあるとします。ここから拾えるのは一つです。「見積りの再依頼」は誰か(自分)が動くので行動——「自分が、明日の午前に、取引先へ見積りを再依頼する」と書き換えます。「甲案は納期きびしい」は判断材料なので、情報として残し、行動にはしません。走り書きのままなら埋もれていた一手が、主語と期限を足すだけで動き出します。

同じメモを使っても、報告の骨子を組む作業は目的が違います。断片を文章の構成へ組み上げる手順はメモから文章の構成を作る手順で扱っており、この記事は「動く一手を抜き出す」ことだけに絞ります。

取りこぼしを防ぐ確認

抽出が終わったら、逆から確かめます。書き換えた行動を上から読み、それぞれに主語・期限・動詞がそろっているかを見ます。一つでも欠けている行は、まだ動けない未完成の行動です。また、元のメモに「?」や「要確認」が残っていないかも見ます。疑問符は、たいてい拾い残した行動の目印です。

実行までつながらないとき

行動が多すぎて、かえって動けない。 全部の行から拾うと、やることの山に埋もれます。今日中に着手するものだけへ印を付け、残りは日付順に並べて後回しにします。取り出すことと、いま着手することは分けて考えます。

拾ったのに実行されない。 たいてい主語か期限が抜けています。実行されなかった行動を見直し、「誰が」「いつ」を具体的な名前と日付へ言い直します。

関連する9uick製品

拾った行動をためておく場所を探している場合、9uickシリーズにはメモサービスの9uicknoteがあります。利用を検討する際は公式サイトで現在の機能と条件を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

次の見返しで一つだけ

次にメモを見返すときは、全体を読み直す前に、行頭に手を動かす動作が書かれた行だけへ印を付けてください。その印の行へ主語と期限を足せば、それがそのまま次の一手になります。