プロジェクト別ノートの設計例

プロジェクトごとにノートを分けたのに、しばらくすると「あの件、どこに書いたか」で探し回る——これはよくある破綻です。原因はたいてい分け方の粒度と、終わった案件の扱いが決まっていないことにあります。まず症状から原因を切り分け、崩れにくい構成へ組み直します。ここでは、破綻の症状ごとの直し方と、そのまま真似できる設計例を示します。

どの壊れ方をしているか

自分のノートがどの症状かを、先に見分けます。直す場所が変わるからです。

• 情報が複数のノートに散る: 同じ案件の話が、会議用・個人用・共有用にばらけている。「どこかに書いた」が口ぐせになっていたら、これです。
• 終わった案件が残り続ける: 完了したプロジェクトのノートが一覧に居座り、現役の案件が埋もれる。開くたびに目が滑るなら、これです。
• 書く粒度がばらばら: あるノートは一行、別のノートは議事録並み。後から見て、どこに何があるか予想できません。

壊れ方別の直し方

情報が散るときは、プロジェクトごとに「入口を一つ」に決めます。案件名のノートを一枚だけ親にして、会議メモや資料はそこからリンクでぶら下げます。書く場所を毎回選ばせないことが、散らばりを止めます。

終わった案件が残るときは、完了の合図を決めます。プロジェクトが終わったら、結論と成果物の在りかだけ残し、本体はアーカイブへ移します。現役の一覧に並ぶのは、動いている案件だけに保ちます。

粒度がばらつくときは、親ノートの見出しをそろえます。どの案件でも同じ並びにすると、次に開いたとき、目的の情報の位置が予想できます。

崩れにくい構成例

一つのプロジェクトノートを、次の並びで固定します。

1. 概要: 目的・関係者・期限を数行で。最初に開く人がここだけ読めば全体が分かる。
2. 決定と申し送り: 決まったことと、その理由を時系列で。
3. タスク: 誰がいつ何をするか。終わったものは下へ送る。
4. 資料と外部リンク: 関連ファイルや会議メモへの入口をまとめる。
5. 保留・未確認: 決まっていないことと、決めるのに要る材料。

この五つの並びをすべての案件で同じにすると、案件をまたいでも迷いません。フォルダで細かく分けるか検索に任せるかで迷う場合は、フォルダと検索を使い分ける判断基準が助けになります。

再発させない運用

• 新しい案件は、必ずこの並びの空テンプレートから始める。ゼロから書くと、また粒度がばらつきます。
• 週の終わりに、終わった案件を一つでもアーカイブへ送る。ためないことが、一覧の見通しを保ちます。
• 「どこに書くか」で少しでも迷ったら、入口が増えた合図。親ノートを見直します。

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まず一案件で試す

全案件を作り直す必要はありません。いま動いている案件を一つ選び、親ノートを一枚立てて、五つの見出しだけ置いてください。そこへ既存のメモをリンクで寄せると、探し回りが止まる感覚がつかめます。