日程調整でダブルブッキングを防ぐ方法

ダブルブッキングは注意力の問題ではなく、「予定が予定表の外に存在する時間」をなくせるかの問題です。発生源はほぼ三つに絞られます。候補として出した枠の放置、複数カレンダーの見落とし、口頭で交わした約束の記録漏れです。この記事では、発生源ごとの防止手順と、起きてしまったときの立て直し方を説明します。

自分の発生源を特定する

対策の前に、直近でぶつかった、またはぶつかりかけた場面を思い出します。相手から返事が来て青ざめたなら候補の放置、仕事と私用の予定が重なったならカレンダーの分散、「あの話、いつでしたっけ」が起きたなら口頭約束が発生源です。全部に同時に手を打つ必要はなく、実際に起きた源から一つずつ塞ぎます。

出した候補を放置しない

相手に候補を三つ送った時点で、その三つの枠は「自分の空き」ではなくなっています。ここを空きのまま扱うのが、いちばん多いつまずきです。

1. 候補を送る直前に、出す枠すべてを自分のカレンダーへ仮の予定として入れます。予定名の頭に「仮」など決まった印を付けます。
2. 日程が確定したら、確定枠を本予定に変え、残りの仮予定をその場で消します。実行のきっかけは「確定連絡を送る直前」に固定します。
3. 返事が来ないまま期限を過ぎた仮予定は、催促するか取り下げるかを決めて回収します。放置された仮予定は空きを狭め、別の調整を苦しくします。

複数の相手と同時に調整を走らせるときに同じ枠を重ねて出してしまう事故も、この仮押さえが防ぎます。

見るカレンダーを一枚に決める

仕事用、私用、プロジェクト用と予定表が分かれていると、どれか一つだけを見て答えた瞬間に重なりが生まれます。

1. 「答える前に必ず見る一枚」を決めます。正とするカレンダーを一つ選び、他の予定表の予定は転記するか、重ねて表示する設定にします。
2. 私用の予定も、時間を塞ぐものだけは正のカレンダーへ「私用」とだけ書いて入れます。中身まで書く必要はありません。
3. 調整ツールを使っている場合は、そのツールがどのカレンダーを参照しているかを確かめます。連携まわりの見方は日程調整ツールを選ぶときの比較基準で扱っています。

口頭の約束をその場で残す

廊下や会議の帰り際の「じゃあ来週の水曜に」は、その場で記録されなければ存在しない予定です。

1. 別れる前にその場でカレンダーへ入れます。歩きながらの操作が難しければ、自分宛てに一言だけメモを送ります。
2. 席に戻ったら相手へ「先ほどの件、◯日◯時で入れました」と一通送ります。この確認が、相手側の記録漏れと日時の聞き違いも同時に拾います。
3. 「後でまとめて入れる」をやめます。まとめて入れるその時まで、予定は自分の記憶にしかありません。

防げているかの確認

週の終わりに、仮の印が付いたままの予定が残っていないかを見ます。残っていなければ回収の手順が回っています。もう一つの目安は、確定連絡を送る前にカレンダーを開く動作が無意識になっているかどうかです。「見なくても分かる」と感じ始めたときが、次のダブルブッキングの入口です。

起きてしまったときの立て直し

重なりに気づいたら、両方へ謝る前に、どちらを動かすかを先に決めます。判断は先約優先を基本に、動かしたときの被害の大きさで上書きします。社外か社内か、相手の人数、準備のやり直しが発生するか、の順で見比べます。

動かす側には、謝罪と同じ一通の中に代わりの候補を入れます。謝罪だけ先に送ると、相手を「では、いつになるのか」の宙づりにするからです。切り出し方の文面はリスケを依頼するときの伝え方と例文にあります。最後に、三つの発生源のどれから起きたかをメモして、該当する手順を締め直します。

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まとめ: 今日ふさげる穴

いま自分のカレンダーを開き、返事待ちのまま放置された候補枠がないかだけ確かめてください。三つの発生源のうち、今日いちばん塞ぎやすい穴がそこです。