会議後の決定事項を残す議事メモの型

会議の記録は、発言を追いかける長い議事録でなくても、「決定・担当・期限・保留」の四行が残っていれば実務は回ります。あとから読み返されるのは決まったことと自分が動くことだけで、経緯の大半は二度と開かれません。この記事では、そのまま写して使える四行の型と記入例、行ごとの書き方、書き換えるときの注意をまとめます。なお会議の前に議題を設計する話は会議の目的とゴールを揃えるアジェンダテンプレートの領分で、本記事は終わった会議の残し方だけを扱います。

そのまま使える四行の型

決定: [決まったこと。読んだ人が同じ行動を取れる一文で] 担当: [動く人の名前。組織名やチーム名ではなく個人名で] 期限: [日付で。「なるべく早く」「今週中」は書かない] 保留: [決めなかったこと。いつ・誰が・何がそろったら再検討するかまで]

かっこの中を自分の会議の内容へ差し替えて使います。議題が複数あった会議では、四行を議題ごとに繰り返します。一つの会議に一組ではありません。

記入例: パンフレット刷新の定例

決定: 新パンフレットはB案で進める。表紙の写真のみ差し替える 担当: 写真の再選定は高橋、印刷会社への発注は佐藤 期限: 写真の確定は今週金曜、発注は来週水曜 保留: 増刷の部数は未決。倉庫の在庫を佐藤が調べ、次回の定例で再提案する

担当は作業単位で分け、期限も作業ごとに別の日付を書きます。「B案で進める(担当: 全員、期限: 今月中)」とまとめて書いた瞬間に、翌週の「誰も動いていない」が始まります。

行ごとの書き方

決定の行

「前向きに検討する」「方向性を確認した」は決定ではありません。書けるのは、やる・やらない・どの案か・いくら以内か、のように後から解釈の割れない文だけです。決定の文が書けないなら、それはまだ保留の行に置くべき状態です。

担当の行

二人の連名は「どちらかがやるはず」で止まります。作業を分けて一つの作業に一人を置くか、分けられないなら主担当と確認役を書き分けます。

期限の行

日付とあわせて、期限が来たことを誰が確かめるかまで決めておくと、このメモがそのまま催促の根拠になります。次回の会議より先にある長い期限には、中間の確認日を一行足します。

保留の行

いちばん事故が起きる行です。「継続検討」とだけ書くと、次回も同じ議論が最初から繰り返されます。何がそろえば決められるのか、それを誰がいつまでに用意するのかまで書いて、初めて保留は前へ進みます。

書き換えるときの注意

• 発言録を足さない: 「◯◯さんの発言」を残し始めると書く負担が膨らみ、型ごと使われなくなります。経緯が要る議題だけ、決定の行に理由を一文添えれば足ります。
• 項目を増やすなら「共有先」まで: 欠席者や関係部署へ送る会議では、四行の下に共有先の一行を足します。欠席者に渡す中身の絞り方は欠席者がいる会議の情報共有方法で扱っています。
• 道具は問わない: チャットの投稿でも共有ドキュメントでも、次回の会議で全員が同じものを開ければ役目を果たします。ただし保存場所は毎回同じにします。

清書に回さず、その場で埋める

この型は、会議のあとで清書する前提では続きません。会議中に画面へ映しながら埋め、終了の直前に「この四行で認識が合っているか」を全員で見て解散します。清書に回すと共有が翌日になり、翌日にはもう各自が自分の記憶で動き始めています。

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最初の一枚を作る

次の会議の終わり際に、四行の型を全員が見える場所に出して埋めてみてください。埋まらない行があれば、それはメモの書き方の問題ではなく、その会議でまだ何も決まっていない合図です。