会議が長引く原因を切り分ける方法

会議が長引く原因は、進行役の力量ではなく「議題過多」「発散」「決められない」「脱線」の四つの症状に切り分けられます。どれに当たるかは、時間がずれ始めた時点と、そのとき話されていた内容を思い出せばほぼ特定できます。対処は症状ごとに別物なので、進行の小技を探す前にまず切り分けます。

いつ・何の話で延びたかをたどる

直近で長引いた会議を一つ取り上げ、次の順で確かめます。

1. ずれ始めたのはいつか。 最初の議題からすでに窮屈だったなら、枠に対して量が多すぎる「議題過多」の疑いが濃厚です。途中の特定の議題から崩れたなら、次へ進みます。
2. そのとき話していたのは議題の中か外か。 議題と関係のない相談や雑談で延びたなら「脱線」です。議題の中の話で延びたなら、もう一段だけ切り分けます。
3. 話は広がっていたか、行き詰まっていたか。 新しい論点や案が増え続けて延びたなら「発散」、同じ論点を堂々巡りして結論が出なかったなら「決められない」です。

症状の見分け方とその場の一手

症状	会議で起きていること	その場の一手
議題過多	最初の議題から時間を超え、後半の議題が毎回駆け足になる	冒頭で議題に優先順位を付け、下位の議題は最初から次回へ回す
発散	「ついでに言うと」で論点が増え、いま何の話かが分からなくなる	出た論点を書き出して見える場所に置き、「今日はこれだけ」と一つへ戻す
決められない	同じ比較が言い方を変えて繰り返され、沈黙が増える	議論を止め、決められない理由が人か選択肢か情報かを特定する
脱線	議題外の相談が長引き、誰も止められない	「別の場を設けます」と宣言してメモに残し、元の議題へ戻る

その場の一手はどれも応急処置です。同じ症状が三回続くようなら、招集の段階から手を入れます。

「決められない」だけは毛色が違う

議題過多・発散・脱線は時間配分の問題なので、議題の量と受け皿を直せば収まります。決められないだけは決定の構造の問題で、時間を延ばしても解決しません。決定者の不在、選択肢の多さ、判断材料の不足のどれで止まっているかの見極めと終わらせ方は、決まらない会議を終わらせる進行ルールで独立して扱っています。

招集の段階でできる再発防止

• 議題過多に: 招集時に議題ごとの見積もり時間を書き、合計が枠を超えたら招集前に議題を削ります。会議中に削るより、始まる前に削るほうが角が立ちません。
• 発散に: 「今日決めること」と「今日は扱わないこと」を招集文に並べて書きます。決めることを一つに絞る考え方は会議時間を30分に収めるための準備がそのまま使えます。
• 脱線に: 会議の最後に相談ごと用の時間を数分だけ明示して置きます。脱線の多くは「ほかに話す場がない」ことの現れで、禁止するより受け皿を作るほうが効きます。
• 決められないに: 判断材料と決定者の出席を開催の条件にします。そろわないなら日程を延ばすほうが、開いて決まらないより安く付きます。

関連する9uick製品

会議の中身の見直しとあわせて、開催までの日程調整も軽くしたい場合、9uickシリーズには日程調整サービスのKimeyoがあります。利用を検討する際は公式サイトで現在の機能と条件を確認してください。この記事では未確認の仕様や効果を断定しません。

記録を一行残すことから

次の会議が終わった直後に、予定と実際の終了時刻の差と、延びた議題だけを一行で記録してください。何回か分たまると、自分の会議の症状の偏りが見えてきます。切り分けは記憶より記録のほうが正確です。