決定事項だけを抽出するメモ整理術

会議や議論のメモには、決まったことと、まだ決まっていないことが入り混じります。後で読み返すと、どれが最終的な結論だったか分からなくなります。整理のコツは、書き足すのではなく「決定だけを抜き出す」ことです。ここでいう決定とは、もう蒸し返さないと合意した事柄を指します。検討中の案や個人の意見とは分けて扱います。

決定と、決定でないものを見分ける

同じメモの一行でも、種類が違います。抜き出す前に見分けます。

• 決定: 「〜に決めた」「〜で進める」と言い切れるもの。これだけを抜き出します。
• 検討中: まだ選択肢が残っているもの。決定の欄には入れません。
• 保留: 判断を先送りしたもの。いつ再検討するかだけ別に控えます。
• 意見・感想: 「〜がよいと思う」という発言。決定とは限らないので混ぜません。

書いたものを種類ごとに置き場所を分ける整理はメモとタスクを混ぜないための整理方法で扱っています。この記事は、すでに混ざった記録から決定だけを後から抜く作業です。

抜き出す三ステップ

1. メモを上から読み、決定にあたる箇所に印を付けます。この時点では抜き出さず、印だけ付けます。
2. 印を付けた箇所を、メモの先頭か別の欄の一箇所へ集めます。散らばっていた決定が一望できます。
3. 集めた各行を、後述の形に整えます。原文のままだと主語や時点が抜けていることが多いためです。

決定文は主語と発効時点をそろえる

抜き出しただけの決定は、後で読むと曖昧なことがあります。「誰が」「いつから」「何を」の三つをそろえると、読み返しても迷いません。

• 「隔週にする」→「定例会は来月から隔週にする」
• 「田中さんに任せる」→「問い合わせ対応は田中さんが主担当、不在時は佐藤さんが代行」

決定から実際にやることを取り出すのは別の作業です。次の行動の洗い出しはメモから次のアクションを取り出す方法で扱います。

つまずくパターンと直し方

願望を決定として抜いてしまう。 「〜したい」という発言を決定に入れると、後で「決めたはずが動いていない」と混乱します。合意の言葉があったかで判断し、なければ保留へ回します。

決定の主語が抜ける。 「対応する」とだけ抜くと、誰がやるか分かりません。抜き出した直後に担当を補い、決まっていなければ「担当未定」と明記します。

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まとめ

次の会議メモから、決定にあたる行にだけ印を付けてみてください。抜き出して主語と時点を補い、その欄だけを読んで何が決まったか他の人にも伝われば、抽出はできています。