原稿データを安全に管理する方法

原稿が消える、どれが最新版か分からなくなる——この二つは書き手の不注意というより、保存と名前の付け方を決めていないために起きます。防ぐ勘所は三つです。保存先を分けて一箇所の故障で全部を失わないこと、名前だけで版が見分けられること、変更のたびに一行の記録を残すこと。長く書く原稿ほど、この土台の有無が後半の安心感を分けます。

原稿が失われ、迷子になる二つの型

一つは、同じファイルに上書きし続けて前の版が消える型です。書き直した後で「前のほうが良かった」と気づいても戻せません。もう一つは、「最終」「最終版」「本当に最終」とファイルが増え、どれが生きているのか分からなくなる型です。前者は複製、後者は命名で対処するもので、混同すると片方しか直せません。

保存を三重にする

1. 手元で編集する作業ファイルを一つに決めます。書き足しはここだけで行い、あちこちに散らばらせません。
2. 別の場所へ自動で複製します。手元と、物理的に離れたもう一か所に置くのが目安で、片方が壊れても残るようにします。
3. 節目でスナップショットを取ります。章を書き終えた時点などで別名保存し、そこから先はその版を触りません。

この三段があると、作業ファイルが壊れても直近の複製から、複製ごと失っても節目の保存から書き戻せます。

版が名前で見分けられるようにする

ファイル名は「日付・内容・版」の順にそろえると、並べ替えるだけで新旧が分かります。日付は年月日の順で先頭に置くと、自然に時系列で並びます。版は「初稿」「改」「再改」のように言葉で表すと、番号の付け間違いを防げます。避けたいのは「最終」という語で、直すたびに名前と中身が食い違っていきます。たとえば「原稿＿第三章＿初稿」「原稿＿第三章＿改」のように残します。

更新のたびに一行の記録を残す

版を分けたら、変更点を一行だけ書き添えます。「序章の重複を削除」「引用の出どころを追記」といった具合です。後から見て、どの版で何を変えたかがたどれれば十分で、細かい日誌は不要です。他人の文章を引いた箇所の控えは引用と出典を原稿に残す手順と合わせて残すと、原稿本体と一緒に守れます。

管理できている状態の確認と、崩れたときの戻し方

うまくいっている状態は、しばらく間を空けても最新版をすぐ選べて、複製が最近の内容に追いついていることです。逆に、似た名前の派生ファイルが手元に散らばっていたら黄信号です。もし最新版を上書きして壊したら、直近のスナップショットを複製してから作業をやり直し、壊す原因になった操作だけを避けます。復元を元のファイルへの上書きで行わないのが、二次被害を防ぐこつです。

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