イベント受付でQRコードを使う準備

受付のQRコードは、当日いきなり掲げるとかえって列が伸びます。うまく回すには、来場者が事前に自分の端末へ用意できるようにしておくこと、当日の読み取り環境を先に整えること、読めない人向けの代替手段を決めておくこと。この三点を前もって準備しておくと詰まりません。ここでは受付で使う前提の準備を、順を追って整理します。

準備の前提をそろえる

作業に入る前に、受付でQRコードに何をさせるのかを一文にします。参加可否の照合なのか、受付番号の呼び出しなのかで、必要な準備が変わります。あわせて、来場者へ事前に案内を届けられる連絡経路があるか、会場の通信と照明はどうかを確かめます。ここが曖昧なまま進めると、当日になって「そもそも何を読ませるのか」で立ち止まります。

事前配布で当日の行列を防ぐ

受付が混むのは、来場者がその場でコードを探し始めるからです。案内メールや申込完了の画面に受付用のコードを載せ、各自の端末にあらかじめ表示できる状態にしておくと、受付では提示するだけで済みます。端末の操作に不慣れな人向けには、印刷して持参してもらう選択肢も用意します。名前で名簿を探す方式に比べ、提示で照合できる形にしておくほど、一人あたりの対応が短くなります。

当日の読み取り環境を整える

来場者が画面に表示したコードを係が読み取る場面では、環境の影響が大きく出ます。

1. 画面の明るさを上げてもらうよう、掲示や口頭で案内します。暗い画面は反射で読み取りにくくなります。
2. 受付台の照明が画面に映り込む位置を避け、読み取り機をかざす向きを決めておきます。
3. 会場の通信が不安定なら、読み取り後の照合が通信に依存しない手順を用意します。
4. 混雑が見込めるなら受付レーンを分け、読み取りに手間取る人の列を別にします。

画面に表示したコードが読めないときの切り分けは画面表示したQRコードを読み取れないときの対策にまとめています。

読めない人向けの代替手段を決めておく

コードを忘れた人、電池が切れた人、うまく読み取れない人は必ず出ます。代替手段を決めていないと、その一人で列全体が止まります。名簿での氏名照合、受付番号の口頭確認、係の端末での読み取りなど、コードを使わない受付経路を一つ用意し、係が迷わず案内できるようにしておきます。

前日のリハーサルで成功を確認する

準備が整ったかは、本番前に一度通してみないと分かりません。実際に使う会場で係役と来場者役に分かれ、事前配布のコードを提示してから照合が終わるまでを試します。詰まった工程があれば、当日の手順書に一行だけ書き足します。読み取りそのものの確かめ方はQRコードの読み取りテスト手順が使えます。

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最初の一手

まず「受付でコードに何を照合させるのか」を一文で書き出してください。その一文が決まると、事前に配るもの、当日そろえる環境、用意すべき代替手段が芋づる式に決まります。